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テレワーク失敗例!そこから学べることとは…!

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失敗したときのイメージ写真

新型コロナウイルスによる緊急事態宣言が解除され、一度は落ち着きを取り戻しつつあった日常ですが、再び感染者数が増え第2波が警戒されている今日。今後のことを考え最近テレワークを導入した会社や導入したいが失敗や不安からまだ踏み切れないでいる会社もあるのではないでしょうか。

■本記事では実際にあった失敗例からその原因と対策を考えていきます!

初めての試みに不安は付き物です。失敗をしたらと考えると導入を躊躇ってしまいますが、しっかりと原因を把握し対策を立てることで回避することができます。実際にあった例をもとに一緒に考えてみましょう。

〇失敗例1:米Yahoo!(2013年に テレワーク廃止)

<概要>
米Yahoo!は、もともと全社員のうち25%の従業員がテレワークをしていました。そこに新しく就任したCEOが2013年にテレワーク禁止令を出し、社員のテレワークを禁止しました。

<テレワーク廃止の原因>
テレワークを禁止した背景には、社員の勤務態度に問題があったそうです。

テレワーク中に副業
別会社を立ち上げて経営
下請けに仕事を流す

生産性の向上を目的としてテレワークを取り入れていましたが「人の目が届かない」というテレワークの側面を、悪い方向に活用したことが大きな原因となっています。これにより信頼関係の再構築も必要となりました。

〇失敗例2:米IBM(2017年にテレワーク廃止)

<概要>
米IBMはテレワークを推進する企業の1つであり、2009年から173カ国38万6,000人の社員のうち約40%がテレワークをしていることで注目されていました。
アメリカの中でも早い段階でテレワークを取り入れた米IBMでしたが、2017年にテレワークを廃止しています。社員は「オフィス勤務に戻るか退社するか」という2択を迫られる結果になりました。

<テレワーク廃止の原因>
禁止した明確な理由は公表されていませんが、コミュニケーション不足が問題の根源と言われています。

〇失敗例からみられる問題点は大きく分けて2つ

・勤怠管理不足
テレワークのメリットとして生産性の向上の見込みや、感染症対策ができたりとありますが、デメリットとして「社員の勤務態度が分からない」ということが挙げられます。「仕事だから真面目にやるだろう」と思うかもしれません。しかし、会社の程よい緊張感の中で仕事をするのとは違い、普段過ごしている家で仕事をするのは誘惑してくるものも多く集中できないという人も少なくありません。また、自分が何をしているかが周りの人にわからないということから、米Yahoo!のように副業や外出、昼寝など終業時間内に別のことをしてしまう社員が出てきてしまったり、通勤がなく上司の目もないことから働きすぎてしまう社員が出てきてしまいます。
これらは、仕事とプライベートの境を曖昧にしていき、集中力の低下にも繋がります。

・コミュニケーション不足
会社にいる時は相手の状況も見えるため話しかけやすいことも、チャットだと遠慮してしまいがちになります。その結果、認識や考えの共有時にすれ違いが生じやすくなったり、会話から生まれるアイデアが生まれなくなってしまうことが懸念されています。特に入社したてで会社に慣れていない人ならなおさらでしょう。筆者は入社して1週間もせずにテレワークになりました。他の社員がどういう人か把握しきれておらず、その上自宅での勤務なので相手の現在の状況もわからなかったため、最初はチャットを送るのを躊躇ってしまうこともありました。

コミュニケーションのイメージ写真

〇そうならないための全体の対策とは

・テレワークをする目的やルールの共有
テレワークは最近周知されてきたものです。初めてテレワークを行う社員も多いため実際に始める際には目的やルールをしっかりと共有しなければいけません。会社のPCを持ち帰って使用する場合にはセキュリティに関しても話し合う必要があるでしょう。

もしルール等に疑問や不便さを感じた場合、社員からフィードバックしてもらうことも大切です。実際に業務を行うのは社員であるため、適宜改善をし、よりよい環境を作りましょう。

・勤怠管理システムを利用する
「勤怠管理システム」は従業員の勤怠管理を効率的にするだけでなく、端末の使用状況によって今何をしているのか把握することができるものもあります。そういったシステムを使うことによって社員の勤務態度をある程度把握することができます。サボりや時間外労働をさせない体制ができるでしょう。社員としても会社にいる時のような程よい緊張感を持つことができるのではないでしょうか。

ただし、常にカメラを通して監視するなどということは、社員には精神的なストレスが大きくなります。それが原因で体調を崩してしまっては元も子もありません。必要以上に監視しないことも大切です。

・その日のタスクの共有をする
その日のタスクを共有することによって、「その人の仕事量は適切か」を判断・把握することができます。また「この時間は会議中だから連絡はその前後にしよう」など連絡するタイミングも掴みやすくなります。これは仕事量の適正・把握以外にもコミュニケーションをとる上でも大切になってくることだと思います。また、その日のタスクが周知されていることで、当たり前のことではありますが「タスクをこなさなければならない」という責任感を保ちやすくなります。

・雑談をする
「出社しないときでもコミュニケーションをとるために雑談する」ということを新入社員の筆者は強く推していきたいです…!新入社員がいる会社には是非していただきたいです!!(弊社ではチャットツールを使い社員間でやり取りをしています。)

「今日は天気がいいですね~」など些細なことでいいと思います。雑談をしましょう!

会社にいる時は廊下で一緒になったときや休憩時など、他の方と会話する機会がありますがテレワーク中はありません。何気ない会話で仲良くなる機会が減ってしまう環境だからこそ雑談でそういった機会を絶やさないようにしていきましょう。

雑談をするときに心掛けてほしいこと…それは「絵文字を積極的に使う」ということです。

チャット上では表情が分からず、雑談していても感情的な部分が分かりづらいです。そのため、雑談やその他の要件でも丁寧に句読点だけを使った内容だと感情のすれ違いが起きてしまうことがあります。そういったことを予防する意味でも絵文字の使用は有効です。

〇個人でできる対策とは

個人で意識してやるべきことをしっかりとやることは社会人として大切なことです。テレワーク中の個人の勤務姿勢について「集中力を持続させる」という点に関してできる対策を簡単にご紹介します。

・仕事のオンオフの切り替えをしっかり行う
何事もだらだらと続けてしまうと集中力は切れやすくなります。もし会社で終業時間が決まっている場合はまずは守ること。「休憩時間はしっかり休む」「終業時間に仕事を終える(明日でも大丈夫なものは明日に回す)」から始めましょう。人によっては仕事開始と終了時にアラームをセットしている人もいるようです。

・仕事を始める前の習慣を決める
出社時は「通勤→出社→タイムカードを押す」という段階を踏んで自然と仕事モードへと切り替わっていますが、今はコロナウイルスの関係でテレワーク=「自宅」が多いためそのような段階がありません。そして、普段リラックスするはずの場所で仕事をするとなると意識の切り替えが難しいのです。そうした場合、自分で習慣を作ることで自然と仕事に集中できるような流れを作りましょう。

筆者の場合は「デスクに飲み物を持っていく→電気をつけ仕事する場所のカーテンを閉める→今日1日の流れを大まかに書き出す」で気持ちを切り替えています。

・集中できる環境を整える
先ほども少しお話しましたが、自宅という普段リラックスする場所で仕事に意識を切り替えるのは難しいことです。先ほどは意識を切り替えるために行動から流れを作る方法をご紹介しましたが、今度は環境を整えていきましょう。

「目に付く場所にゲームを置かない」「スマホの不要な通知を切っておく。またはスマホを手の届かないところに置く」など気が散るものを視界から排除していくのは皆さん思いつきやすいかと思います。それでも気が散るという方は場所を意識してみてください。普段生活で他のことをしている場所で仕事をすると切り替えができず、平行して作業をしてしまうことに繋がります。例えば食事をとるダイニングテーブルで作業をすると「お昼休憩の時間になっても食事をしながら仕事をしてしまう」「終業時間過ぎても夕飯食べながら仕事を続けてしまう」ということが起こってしまいます。最悪の場合「今終わらなくても、夕飯食べながらできるしいいか」という考えが浮かんでしまうかもしれません。これでは作業効率が落ちてしまいます。

そういった状況に陥らないためにも可能であればワークスペースを別で用意しましょう。用意するのが難しい場合は仕切りをつけるなどして空間を分けることでも効果はあるかと思います。

・身支度を整える
家から出ないから着替えず顔も洗わない…というのはプライベートモードになりやすいです。つい布団に帰りたくなってしまうかもしれません。最低限の身支度はしましょう。

通勤がなく、人と合わないためギリギリまでプライベートな気分でいたいのは分かりますが、仕事開始時に脱プライベートモードができるようにしましょう。

■まとめ

いかがでしたか?

大手企業でも失敗をしてしまうのですからテレワーク導入は不安ですよね。

しかし、原因は大きく分けると「勤怠管理不足」「コミュニケーション不足」の2点に絞れることが分かりましたね。現在テレワーク向けにそういった問題を解決するためのツールなどが多く開発されています。また、セミナーなどを開催している企業もたくさんあります。そういったところから情報を得ながら失敗を恐れずテレワークの導入を是非進めてください!

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