テレワークマガジン

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導入/活用事例

集中力向上?!テレワーク環境を改善した弊社の事例をご紹介!

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テレワーク環境

新型コロナウイルスの影響でテレワークを導入する企業も増え、2020年4月時点で都内でテレワークを導入していると回答した企業は62.7%でした。(日テレNEWS24調べ)

自宅でテレワークを行う機会は圧倒的に増加したと思いますが、社員同士のコミュニケーションに困ったり集中ができなかったりと困った経験もあるかと思います。

■本記事では、実際に弊社でテレワークを行った中で、テレワーク環境を充実したものにするために、社員個人や弊社内で行った取り組みをご紹介します!

筆者の感覚ではテレワーク環境に少しの工夫を入れるだけで仕事がだいぶはかどるようになると考えております。

ぜひご一読いただき、御社のテレワーク環境に役立てていただけると幸いです。

◯テレワーク経験者の一番大変だったことは、「怠けてしまうこと」

怠けている人

2020年2月に関東に住む一部の20~40代テレワーク経験者は「テレワークをして一番大変だったことを教えてください。」という質問に対し、「怠けてしまう」が25%で1位の回答でした。他にも2位に「セキュリティリスクがある」、3位に「生産性が下がる」がランクインしており、様々な意見が挙げられていました。(@DIME調べ)

テレワークには「通勤時間が無くなる分自由な時間が増える」といったプラスの意見もありますが、上記のようなマイナスの意見があることも事実です。

◯なぜテレワークでは怠けやすいのか

自宅で怠けている様子

前述した「テレワークで一番大変だったこと」第1位の「怠けてしまう」に焦点を当て、そうなってしまう理由をあげてみました。

考えられるのは大きく分けてこの2つです。

・周囲の目がない

・誘惑が多い

テレワーク中は、周囲に同じ会社の人がいないため怠慢になったり、スマートフォンやテレビ、趣味などさまざまな誘惑に負けてしまいそうになったりします。

このような怠慢や誘惑に負けないためには、どういった取り組みをすれば良いのでしょうか?

バイタリフィが社員個人単位、会社単位で行った行動について記載してみました。

◯バイタリフィ社員の取り組み

自宅でのテレワークの様子

まず、社員個人では、集中できる良い環境を作れるよう、下記を実施しました。

机のそばや自分から見える場所に何も置かない(仕事の定位置決め)

まず、仕事の定位置を周囲に何も置いていない机の上にしました。

場所や椅子・机もここにきて座ったら仕事をするというように、「業務とプライベートの空間」を明確に分けることで自身の中での仕事のスイッチを切り替えるきっかけとなるようです。(経営課題解決メディア「地方経営ノート」調べ)

また、筆者はスマートフォンなどが自分から見える場所にあるとついつい触ってしまいそうなので、仕事で必要なもの以外、近くに置かないようにしていました。

部屋の掃除をこまめにしてみる

テレワーク中に仕事する場所の近くに何かものやホコリが落ちていると気になってしまうので、筆者は掃除機をこまめにかけるようにしていました。また仕事でつかうものとプライベートで使用するものが混同しないようファイルで分けるなどして整理整頓をおこなってきました。

テレワークでは「集中力が低下しがちで自制心が必要だが、掃除は脳科学的にもこの問題を解決できる」とされており、掃除の反復動作で脳を刺激すると「セロトニン」というやる気や学習能力を高めるためのホルモンが分泌されるそうです。(株式会社テラモト調べ)

これを機に油汚れなどがたまる前に行う予防掃除、家具や備品を定位置に戻すなど様々な掃除をするのも良いと思います。

その日にやる仕事を決めておく

1日にできる業務内容を考え、その業務は全て1日でやり切るようにしていました。仕事を終えきれるよう、弊社で使っているチャットツールChatworkの機能を使い、タスクを記載・管理していました。

Chatworkのタスク欄

Chatworkのチャット画面の右側にはこういったタスク化機能があり、タスク追加ボタンを押してタスク内容と期限を設定し、タスクを追加することができます。ここに1日分のタスクを入れておきます。タスクが追加されると、マイチャットにもタスクが追加された旨が記載されます。

Chatworkのマイチャットでのタスク化の様子

タスクが終了し、完了とすると、マイチャット内で上記のように「タスクが完了しました」というメッセージと同時にタスクがグレーアウトされます。

チャットツールについて詳細を知りたい方は、こちらの記事をご覧ください。

毎日運動する

通勤時間がない分、駅まで歩いたり外出したりする機会がかなり減っているのではないかと思います。筆者は、運動不足を解消するため、昼休憩は必ず外へ出て買い物や散歩等を行いました。好きな音楽を聴きながら外の空気を吸って歩けるのはとても気持ちよかったです。

運動は集中して仕事を行うのにとても良く、気分をよくしたり記憶力や注意・判断能力、集中力を高めたり、様々な情報を取捨選択して有力な情報だけを利用する「実行機能」をアップする効果があると言われています。(FNNプライムオンライン調べ

近所をランニングしたり散歩したりするなど、少しでも運動してみることをおすすめします。

◯弊社の取り組み

会社の会議室の様子

一方、株式会社バイタリフィでもテレワークで仕事に集中できるようさまざまな推奨や工夫を行いました。

コミュニケーションを増やすよう推奨

社員間で「コミュニケーションがうまく取れない、不足している」といった意見が一定数あったため、丁寧に・正確に・しっかりと伝えるよう、週次報告の際に共有がありました。

また、弊社ではテレワーク中・通常勤務中問わず、Chatworkというチャットツールを使って業務を行っており、絵文字も入力できるようになっているため、なるべく絵文字を使い自分の気持ちや表情が相手に伝わるようにしようという話がありました。

身だしなみを整える

仕事とプライベートの「メリハリ」を付けるため、通常勤務通り、服装や化粧など身だしなみを整えるよう徹底されています。

全体・グループや部署ごとの朝礼は、全社員ビデオをONにして参加するということもあり、身だしなみが整っています。朝礼は他の社員との顔を合わせる唯一の機会となっており、筆者も毎日とても嬉しいです。

集中できる音楽をかけてみることを推奨

BGMが流れているほうが集中できるという方は、音楽を流しながら仕事をするのもオススメです。Youtubeにも作業用BGMが多数あがっています。

Chatworkでの社員同士の会話

弊社内のChatworkでは、テレワーク中のBGMについても社員間でやりとりして盛り上がっていました。

 バイタリフィラジオの周知の様子

また弊社では、管理部やwebマーケ担当などが協力し、新入社員を紹介する「バイタリフィラジオ」の時間を作り、社員に楽しみの時間を作ったり通勤の機会がまだ少ない新入社員に早く打ち解けてもらう機会を作ったりしていました。

オンライン会議システムを使用する際の映り込み配慮

弊社では会議の際に、zoomやGoogle Meetといったオンライン会議システムのサービスを利用しています。

zoomについては、背景を変えることができたり音声のみで参加できたりします。Google Meetについても音声のみでの参加が可能です。

映り込みの配慮ができることで、家族や家の様子が映る心配もなく、プライバシーにも配慮していますし、相手も集中して話を聞くことができます。

zoomについては、こちらの記事で詳しく説明していますので、よろしければご覧ください。

◯まとめ

いかがでしたか?テレワーク環境には、まだまだ改善の余地があるのではないでしょうか?ちょっとした工夫で集中力は向上しますので、ぜひ色々なことを試していただければと思います。

皆様がより、充実したテレワークができ、集中力や生産性が向上されるよう願っております。

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