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テレワーク関連サービスのススメ

新型コロナウイルスの影響により現在テレワーク導入を行っている、もしくは検討している企業も多いことかと思います。テレワークの導入を行うにあたり通勤ストレスからの解放や生産性の向上などメリットも期待されますが、その一方で社内コミュニケーションの減少や社員の勤務状況の把握など、課題も生じます。これらは各種サービスを利用することで解決することもできます。今回は課題解決のためのサービスをご紹介いたします!

■本記事では各種サービスをご紹介いたします!

「社員のコミュニケーション不足」「ハンコ問題」「社内電話の取次ぎ問題」「社員の勤務状況の把握が難しい」「自宅の労働環境の改善」など……。テレワークにおいて生じる課題はたくさんあります。本記事ではそれらを解決するためのサービスをご紹介していきたいと思います。

〇課題1:社員同士のコミュニケーション

オフィスに出社することがなくなるため、コミュニケーションをとる機会が減ります。そこでおススメなのが「ビジネスチャット」の導入です。個人間での連絡はもちろんプロジェクトごとにグループを作り情報共有をすることも可能となっています。また、ビジネスチャットは一般的なチャットツールよりもセキュリティ強化に力を入れており、安心して利用することができます。代表的なものをご紹介いたします。

■ビジネスチャットはこんな人におススメ!
✓ 一般的なチャットツールを仕事で使うのはセキュリティ面が不安
✓ プロジェクトで情報共有を素早く行いたい
✓ タスク管理も同時に行いたい

Slack(スラック):スラック・テクノロジーズ

■Slackとは

月額0円からのプランあり。グループチャット、ダイレクトメッセージの使い分けが容易なチャットツールで、ビジネス向けの機能が充実しています。また、メッセージだけでなくファイルのアップロードも簡単なので、離れた場所に居るメンバーとのやり取りも円滑に行うことができます。


Chatwork(チャットワーク):Chatwork株式会社

■Chatworkとは

月額0円からのプランあり。Chatworkはメール、電話、会議・訪問など仕事で必要なコミュニケーションをより効率的にするビジネスチャットです。社内外のコミュニケーション活性化や業務効率化を実現します。また、大企業や官公庁でも導入できるセキュリティ水準を満たしています


Microsoft Teams(チームス):マイクロソフト社

■Microsoft Teamsとは

無料プランあり。Teams とは、チームのためのチャット、音声通信、会議の機能をまとめて提供する、チーム間のコミュニケーション促進ツールです。チーム内でのチャットやグループでの会議、ファイルやスケジュールの管理など、チームでの活動に必要なツールがすべて揃っています。

〇課題2:ハンコ問題

「テレワーク導入したがハンコを押すために出社しなくてはならない…」そんな状況に陥っている会社は少なくありません。こちらを解決するためにおススメなのが「電子印」や「電子契約サービス」です。これらを導入すれば出社しなくてもパソコン上で完結することが可能です。代表的なものをご紹介いたします。

■電子印や電子契約はこんな人におススメ!
✓ 承認/ 決裁にかかる無駄な時間を減らしたい
✓ 契約書紛失や改ざん、情報漏えいなどのリスクを減らしたい
✓ 紙ベースのやりとりにかかるコストを削減したい

パソコン決裁Cloud:シヤチハタ株式会社

※在宅勤務支援として2020年6月30日まで無料開放中

■パソコン決裁Cloudとは

1印鑑あたり月額100円。パソコン決裁Cloudは、稟議申請書や届出書・見積書・請求書・注文書などあらゆる書類への捺印作業を電子化できるシステムです。パソコンで作成した書類をPDF化し、紙に印刷することなくそのままオンラインで捺印&回覧ができます。


GMO電子印鑑Agree:GMOクラウド株式会社

※在宅勤務支援として2020年4月17日~2021年4月30日まで1年無償提供

■GMO電子印鑑Agreeとは

月額0円からのプランあり。紙と印鑑による契約のデジタル化に最適。「実印」と「契約印」に相当する2つの電子契約(電子署名・サイン)を採用。法律要件を満たしているため、安心してご利用いただける電子契約サービスです。


BtoBプラットフォーム契約書:株式会社インフォマート

■BtoBプラットフォーム契約書とは

月額0円からのプランあり。企業間における契約書の締結・管理・ワークフロー(社内承認)を電子化し、Web上で一元管理できる仕組みです。最新のブロックチェーン技術により、契約内容の信用性(機密性)を確保。契約書のペーパーレス化により、スピーディーな契約締結と業務の軽減、印紙代や郵送代といったコストの大幅削減が実現します。

〇課題3: 社内電話の取次ぎ問題

全社員がテレワークを導入すると「会社に誰もいなくなった場合に代表番号への着信をどのように取次ぐか」という問題が発生します。その場合「電話転送サービス」「電話代行サービス」を活用すると解決するかもしれません。それに伴い「仕事用の電話番号を持つ」ということも検討するといいでしょう。また、「内線通話可能なアプリ」を使うのも一つの手段です。

■電話転送サービスや電話代行サービスはこんな人におススメ!
✓ テレワーク中、会社の電話応対は誰が対応して管理すればいいのかわからない
✓ 入電後、各スタッフへの報告はどうすればいいのか悩む
✓ 営業電話や間違い電話への対応時間を減らしたい

あんしん電話当番サービス:株式会社 TMJ

※在宅勤務支援として2020年6月30日まですべての基本プランを初期費用無償で提供中

■あんしん電話当番サービスとは

月額2万2,500円から。セコムグループのTMJが高品質なコールセンターサービスを手軽な価格で提供。訓練されたオペレータが丁寧で印象のよい電話対応を行います。ご希望の曜日・時間帯で電話受付を代行し、受け付けた電話のご用件は即時、電話やメールで連携します。


MOT株式会社バルテック

※在宅勤務支援として2020年4月17日~2021年4月30日まで1年無償提供

■MOTとは

基本月額料金(20台)3980円から。スマートフォン専用アプリをインストール・設定することで場所を問わず、 代表電話の一斉受信や代表番号での発信・内線・取次など社内の電話機と同様の機能やインターネットFAXを利用することが出来るようになるサービスです。


fondesk:株式会社うるる

14日間の無料トライアル期間あり

■fondeskとは

基本月額料金1万円から。集中して仕事に取り組みたい方のために、会社や事務所の電話受付を代行して、チャットやメールで電話の内容をお知らせしてくれます。さまざまなサービスに通知を送ることが可能で、チャットに通知すればチーム内の共有もスムーズです。

〇課題4: 社員の勤務状況の把握や管理が難しい

テレワークの導入で「社員の働いている姿が見えないため状況把握や管理・マネジメントが難しい」と感じる人も少なくないかと思います。カメラを取り付けて監視するという方法もありますがそういった状況は社員にとって心理的によくありません。そのような課題を解決するために「勤怠管理ツール」を導入することをおススメします。

■勤怠管理ツールはこんな人におススメ!
✓ フレックス制やテレワークへの対応で、多様な打刻機能が必要
✓ 給与計算ソフトと連携させて効率化したい
✓ 社員個人の管理の他に、店舗や部署ごとにグループを作って管理をしたい。

RecoRu(レコル):中央システム株式会社

※30日間の無料トライアル期間あり

■RecoRuとは

月額1人当たり100円から。クラウド型勤怠管理システムを5年以上運用した経験を活かし、使いやすさと導入のしやすさを追求した勤怠管理システムです。簡単にシステムを導入でき、毎日の使いやすさと充実した機能により、勤怠管理における「作業の効率化」「管理コスト削減」を実現します。


IEYASU(イエヤス):IEYASU株式会社

■IEYASUとは

月額0円からのプランあり。「IEYASU」は、1000社以上のサポート経験により培った人事・労務の専門ノウハウが詰まった無料の勤怠管理システムです。人事実務の専門家がベンチャー企業で必要な機能を精査し、シンプルで使いやすい勤怠管理システムを共同開発しました。


AKASHI(アカシ):ソニービズネットワークス株式会社

※在宅勤務支援として2020年3月9日~2020年7月31日まで無償提供

■AKASHIとは

月額1人当たり200円から。バックオフィスをサポートするクラウド型勤怠管理システムです。「AKASHI」には、従業員の労働時間が適正かどうかを把握する機能や、時間外労働を制限する規則「36協定」に基づいた時間管理をできる機能があります。シンプルなデザインと簡単な操作で、パソコンやスマートフォン、タブレット、ICカードなどさまざまな媒体から打刻が可能になっています。

〇課題5: 自宅の労働環境の改善

「テレワークの導入が急遽決まり自宅で作業しなくてはならない…けれど仕事ができるテーブルや椅子がない!」と困った人もいるのではないでしょうか。私もその一人です。生活には困らないけれど長時間の作業には厳しい状態でした。そんな時は「オフィス家具レンタルサービス」がおススメです。レンタルなのでテレワークから出社勤務へと戻ったときに返却することが可能です。

■オフィス家具レンタルサービスはこんな方におススメ!
✓ 自宅で作業をしなくてはいけないが労働環境が整っていない
✓ 初期費用を抑えて環境を作りたい
✓ 一時的なテレワークのために家具をそろえるのが悩ましい

subsclife (サブスクライフ) :株式会社subsclife

■subsclifeとは

月額500円から利用可能。subsclife(サブスクライフ)は、人気ブランド家具・デザイン家電を500円からの月額払いで利用でき、使い終わったら回収までサポート。自由で柔軟な家具・家電との付き合い方を提案するサービスです。人気ブランド家具やデザイン家電を新品で提供しており、日本全国どこでも1個から利用可能です


CLAS(クラス):株式会社クラス

※在宅勤務支援として福利厚生サービスを行っております

■CLASとは

月々400円から利用可能。CLASは必要なときに必要なものだけを使える家具・家電のレンタルサービスです。「初期コストが抑えられる」「交換が容易」「上質な素材とデザイン」「長く使うほどお得」が特徴です。


コーユーレンティア:コーユーレンティア株式会社

■コーユーレンティアとは

「コーユーレンティア」ではオフィス家具だけではなくOA機器や通信機器のレンタルも可能です。また、商品の品揃えも多く、お客様の様々なニーズに対応できるよう3つのグレードを揃えています。

■まとめ

いかがでしたか?

テレワークを導入するときに役立つサービスを紹介しました。今回紹介したもの以外にもテレワークに特化したサービスはたくさんありますし、毎日新しいサービスが増えています。自分に合ったサービスを見つけて、テレワーク環境を整えましょう。サービスやツールの導入により業務の非効率化改善にもつながります。また、コロナウイルスの影響もありテレワーク勤務を希望する人が増えています。この機会に前向きにサービスやツールの利用を検討されてはいかがでしょうか。

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