テレワークマガジン

テレトヨ!編集部によるによるテレワークの導入事例や活用事例などの情報を記事にしてお届けします

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テレワークのイメージ写真

新型コロナウィルスの感染予防策として、テレワークの導入が加速しました。3密を避ける「新しい生活様式」が発表され、緊急事態宣言の解除後も引き続きテレワークを行うよう政府が推奨しています。

実際にテレワークを体験した人へのアンケートでは約半数が「生産性が上がった」と答え、生産性上がった理由として「通勤のストレスがなくなるため」「自分のペースで仕事ができるため」「自分で働く環境を整えられるため」が挙げられました。(ヒューマングローバルタレント調べ)
「ニコニコ動画」を運営するドワンゴは、収束後も全社員を原則としてテレワークとする方針を固めました。海外ではTwitter社がテレワークを希望した従業員のに対して永久的にテレワークを許可するとしました。これらから、働き方改革としてテレワークが世界的に広がっていくことが予想されます。

■本記事ではテレワーク導入事例をご紹介します!

本サイトを運営している(株)バイタリフィではテレワークを導入しています。弊社を例にテレワークの運用方法やポイントをご紹介します。テレワークの導入を考えている企業の方必見です!

〇弊社について

恵比寿にオフィスを構える受託開発会社で、スマートフォンアプリ開発・Web制作・システム開発・AIチャットボットの開発を行っています。
職種は営業・ディレクター・エンジニア・デザイナー・マーケター・バックオフィスなどデスクワークが中心です。

〇概要

・緊急事態宣言を受けて2020年3月30日よりテレワークを開始
・勤務場所は自宅とする(在宅勤務)
・対象者は全従業員
・検証機を使用する際は出社OK
・通信環境は自宅のネット環境(フリーWi-Fiや暗号化されていないWi-FiはNG)、会社貸与のポケットWi-Fi
・端末はカメラとマイク機能がある会社貸与のPC、カメラとマイク機能がある会社貸与の自宅のPC(元々ノートPCをメイン機として使っていたため、テレワーク導入時の端末不足の問題はありませんでした)
・営業活動やクライアントとの会議はオンライン会議システムを使用
・携帯電話を貸与されていない人はIP電話サービスを使用

〇活用しているツール・サービス

テレワークはオフィスに出社しないので、コミュニケーション方法・共有フォルダへのアクセス・固定電話が使えないなど、様々な課題が出てきます。そこで弊社はテレワーク用にツールを導入したり、テレワーク導入前から使用しているツールの活用方法を変えたりしました。

・チャットツール「Chatwork」、オンライン会議システム「Zoom」「Google Meet

進捗確認をしたい、複数人でディスカッションがしたいといった場合に活躍するのがチャットツールです。メールのように宛名などの定型文を入れる必要がないため、簡単かつ気軽にメッセージを送ることができます。また、グループチャット機能では複数人でリアルタイムにやりとりをすることができます。Chatworkのほかに、slackやTeamsなどいくつかチャットツールがあるので自社に合ったものを探してみてください。

朝礼やクライアントとの会議の場面で活躍するのが、オンライン会議システムです。Chatworkにビデオチャット機能がありますが、無料版はグループ通話ができません。外部の人と会議をする場合には、招待URLを相手に送りルームを作ることができるZoomやGoogle Meetを使用しています。Google MeetはGmailのメニュー欄から開始できるだけでなく、Googleカレンダーでは予定を追加・招待する際に会議の招待URLを入力することができます。Googleのサービスを使用している企業におすすめです。

Gmail内のメニュー
Googleカレンダー

・クラウドストレージサービス「Google Drive

Googleが提供するクラウドストレージサービスで、Googleアカウントがあればあらゆるデバイスからアクセスができます。社内に用意されたファイルサーバーでは社外回線からアクセスできず、テレワーク中に必要なファイルを共有することができません。無料版でもセキュリティ対策がされていますが、有料版ではデータの暗号化などさらに高度なセキュリティ機能が付くため社外からアクセスしても安心です。

・IP電話サービス「SMARTalk

会社から携帯電話が貸与されておらず、クライアントと電話をする機会がある人はIP電話サービスを使っています。SMARTalkは楽天グループが提供しており、電話網とインターネットを組み合わせることにより8円/30秒というシンプルで安価な通話料になっています。

・電子申請システム「Workflow

こちらはテレワーク前から導入している電子申請システムです。稟議書・経費精算書をブラウザから上長や担当者に提出することができます。ペーパーレス化によって、書類作成・捺印のために出社する必要がありません。

これでテレワークの環境が整いました!
次はいよいよテレワークの運用方法です。

〇テレワークの運用方法

テレワークの環境が整ったらいよいよ運用になります。個人の裁量で完全自由にテレワークを行うと、必要最低限のコミュニケーションしか発生しなかったり、稼働状況が見えなくなったりしてしまいます。ある程度の運用方法を決めたほうが良いでしょう。

・朝礼をオンラインで行う

顔を合わせる機会が減るため、朝礼をオンライン会議システムで行っています。画面共有機能を使えば資料を見せることができます。

・始業時と終業時の挨拶

出退勤しているかがわかるようグループチャットで始業時と終業時に挨拶をします。始業時間になっても寝坊などで出勤していない・残業が多く退勤が遅いことが確認できます。また、従業員は全員が稼働していることを感じることができます。人数が多い部署は大量の通知が発生してしまうため、チーム単位のグループチャットを用意することをおすすめします。

・バーチャルオフィス

Chatworkのビデオチャット機能を活用してチームでグループ通話を繋げたままにするというものです。スピーカーのみをオンにし、カメラとマイクをオフにします。ちょっとした質問や雑談など、メンバーに話しかけたい時にマイクをオンにして呼びかけ、話しかけられた人はマイクをオンにして返答します。もちろん、グループ通話に入っているほかのメンバーにも聞こえていますので、クローズな話をしたい場合は個人通話を使いましょう。

・雑談やオンライン会議を積極的に行う

雑談ができるグループチャットを用意し、お昼ご飯の紹介や作業に集中できるおすすめの音楽についてメッセージを投稿し話しています。業務に関するコミュニケーションだけでは連帯感が薄れてしまうため、なんでも気軽に話せる場所を用意することをおすすめします。

業務に関する話をテキストベースでしていると内容を理解しにくい場面があります。認識に少しでも不安を覚えた際はChatworkのビデオチャットで会話をするようにしています。認識がずれたまま進んでしまうと重大なことになる可能性も。気軽にビデオチャットをしても良い雰囲気づくりが大切です。

・当日のタスクの共有をし、稼働状況の可視化

始業時に当日のタスクと負荷状況を終業時には実施したタスクをChatworkにて共有します。しっかり稼働できているか、適切な負荷状況かを把握することができます。稼働していない人がわかりやすくなるためサボり防止にも繋がります。オフィスにいればメンバーの稼働状況がわかるので「あの人忙しそうだな…。ほかの人に頼もう。」と判断がしやすいですが、テレワークは視覚的情報が少なく判断が難しくなります。稼働状況を共有する仕組みを作りましょう。

〇まとめ

(株)バイタリフィのテレワークをご紹介しました。テレワークに必要なツール・サービスを導入するだけでなく、テレワークを成功させるためには運用方法を決めることが重要です。しかし、細かくルールを決めすぎると従業員は管理されていると感じ心理的に窮屈になってしまうため気を付けましょう。

ご紹介した内容はあくまでも事例ですので、それぞれに合ったツールや運用方法を探してみてください。

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