テレワークマガジン

テレトヨ!編集部によるによるテレワークの導入事例や活用事例などの情報を記事にしてお届けします

ビジネスチャット

テレワークにおけるチャットツール活用術をご紹介!

  • AIサービス
  • 業種・業態
  • 編集部記事

テレワークを実施するにあたって重要となるのが「コミュニケーション」です。オフィスに出社して顔を合わせることがなくなるため、必然的にコミュニケーション量が減ってしまい生産性に影響が出ます。そこでカギとなるのがチャットツール・サービスです。テレワーク導入時にはチャットツールやオンライン会議システムを活用してコミュニケーション量を増やします。 チャットツールを使ったことがない方の中には抵抗がある方もいらっしゃることと思いますが、一度使ってみると手軽さと利便性からチャットツールがない業務環境が想像できなくなるほどです。

■本記事ではテレワークにおけるチャットツール活用術をご紹介します!

チャットツールの活用方法と併せてメリットと機能をご紹介していきます。これからチャットツールを導入する企業、すでに導入している企業、どちらにもタメになる内容です!

〇チャットツールのメリット

ビジネス向けチャットツールとして代表的なものに「Chatwork(チャットワーク)」「slack(スラック)」「Microsoft Teams(チームズ)」などがあります。スマートフォンアプリをインストールすれば、外出先でもチャットをすることができます。

・タイムリーなコミュニケーション
メールの場合には宛名・自身の部署名・名前など、書かなければいけない定型文が多く、たった一言伝えたいだけなのに一通送るのに時間を要します。また、一日に数回メールを送る方であればメール作成にかける時間が多くなってしまいます。チャットツールは、宛名・自身の部署名・名前を書かずに手軽にメッセージのやりとりをします。日本で広く使われているLINEのようにタイムリーにメッセージを送ることができます。

・グループでコミュニケーションが可能
グループチャット機能を使えば複数人で会議をすることができます。アイデア出しなどオンライン会議をするほどでもないが、会議をしたい場合にグループチャット機能が活躍します。

・ログが追いやすい
トーク画面内ではLINEのようにトーク履歴が時系列順に表示されているため、話の前後を認識しやすいようになっています。また、キーワード検索機能で全トーク検索・グループチャットに絞って検索など過去のログを簡単に追うことができます。

〇チャットツールの主な機能

チャット機能だけでなくファイル共有機能やビデオチャットチャット機能が付いています。また、ツールによってはタスク管理機能、Google DriveやOutlookなど1,000以上の外部ツールと連携、Office製品を共同編集できるものがあります。

・グループチャット機能
グループチャットはプロジェクトやチームごとにグループを作り複数人でトークをします。グループに入っているメンバーのみトーク内容を見ることができないようになっています。また、誰に話しかけているのかがわかるようメッセージの入力箇所でメンションである「To」を付けると相手の名前が表示され、相手に通知が届きます。

・ファイル共有機能
画像・動画・PDF・Office系(Excel・Word・PowerPoint)など多様なファイルを送ることができます。ビデオチャットをしながら見せたいファイルを送ることでリアルタイムなコミュニケーションをすることができます。

・ビデオチャット(オンライン会議)機能
ビデオ通話が可能で、グループ通話を行えば簡単に会議を開始することができます。各チャットツールサービスの利用プランによりますが、Chatworkでは無料プランは個人通話のみで、有料プランになることでグループ通話ができるようになります。

・そのほかの便利機能
Chatwork:タスク管理機能
slack:Google DriveやOutlookなど1,000以上の外部ツールと連携可能
Teams:共有されたOffice系(Excel・Word・PowerPoint)をTeamsの画面上から共同編集可能

〇テレワークにおけるチャットツールの活躍術

本サイトTeletoyo!を運営している(株)バイタリフィではコミュニケーションツールとしてChatworkを活用しています。Chatworkを例にテレワークにおけるチャットツールの活用術をご紹介していきます。

・始業時と終業時の挨拶
グループチャットを作成し、そこで始業時と終業時に挨拶をすることでメンバーの出勤・退勤を把握することができます。会社全体・部署全体のグループチャットでは通知が大量に来てしまうため、チーム単位でのグループ作成をおすすめします。

始業時と終業時の挨拶

・バーチャルオフィス
バーチャルオフィスはいつでも簡単にメンバーに話しかけることができる環境です。メンバーとビデオチャットで朝礼を終えたら接続を切らず、マイクとカメラをオフにし繋げたままにします。メンバーに話しかけたい時にマイクをオンにするだけで簡単に話しかけることができます。繋げていない状態からビデオチャットを発信しようとすると、どうしても躊躇してしまい気軽に話しかけることができないものです。もちろん、グループ通話状態のため、話している内容はメンバーも聞ける状態です。聞かれたくない内容を話すときはバーチャルオフィスを抜けて個人通話をしましょう。

バーチャルオフィスの画面

・雑談用グループチャット
(株)バイタリフィではコミュニケーションを活性化するために雑談用のグループチャットを用意し、その日食べたものやオススメの音楽について会話をしています。「コミュニケーション量を減らさない」とは業務に関することだけでなく雑談も含まれます。一人でテレワークをしていると寂しい気持ちになるときがあります。雑談用グループチャットでメンバーと会話することで連帯感が生まれ、心理的にプラスの効果を発揮します。

〇まとめ

チャットツールを活用するとリアルタイムかつ円滑なコミュニケーションが可能になります。クライアントや外部の協力会社と一緒に進めるプロジェクトであれば、社外の人を専用のグループチャットに招待し連携を図ることができます。この機会にチャットツールの活用を考えてみてはいかがでしょうか。

チャットツールを活用してテレワークの生産性の向上とコミュニケーションを活性化させていきましょう。

この記事が気に入ったら
いいね ! しよう

この記事で紹介されたテレワークサービスを無料で資料請求