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テレワーク導入までの5つのステップ

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テレワークですが、どのような手順で導入すればよいか悩んでいる会社も多いと思います。
これからテレワークの導入を検討している方、すでにテレワークを導入済でよりよくしていきたい方の一助になれば幸いです。著者の経験や他社の事例などから考察していきたいと思います。

そもそもテレワークとは、インターネットなどを介して時間帯や働く場所を選ばずに仕事をする勤労形態です。パソコンやスマートフォンなどのITツールを使用して、1週間で8時間以上、離れた場所で仕事をしている状態とされています。リモートワークもテレワークと同義語です。

テレワークは、厚生労働省では「パソコンなどITを活用した、時間や場所にとらわれない柔軟な働き方」、
総務省では「ICT(情報通信技術)を活用した、場所や時間にとらわれない柔軟な働き方」と定義されています。
よってITツールの利用がない自宅での内職は、テレワークには含まれません。

ではテレワーク導入までのステップを見ていきましょう。
一般的には以下のような手順で導入から定着化の流れになると思います。

1、まずは業務の切り分けを行う
2、社員の作業環境確認とインフラ整備
3、社員に対しての通知と働き方のレクチャー
4、顧客や関係者へ理解を求める
5、成果確認とメンタルチェック

まずは業務の切り分けを行う

テレワークが容易にできるIT企業や、受電対応などが多くないオフィスワーカーなどは比較的テレワーク向きといえるでしょう。とはいえ全員がテレワークできるかどうか事前に業務の切り分けが必要です。

・Webでの対応が難しく、電話や来客の対応が必要なとき
・郵便物やFAXなどのリアルのものを取り扱う必要があり出社が必要
・セキュリティ上、自宅で作業ができない(銀行手続きや個人情報取り扱いなど)

このように物理的にテレワークが不可能な業務もあります。
またテレワークを導入することは可能だが、効率の悪い業務も把握してく必要があります。

・アイデアだしなど、5,6人でブレストして雰囲気を見ながら決定していくもの
・マネジメントやディレクションなど、コミュニケーションの起点となるような業務
・新人教育など、定型的なものだけでなく、ある程度のパーソナライズが必要なもの
・会社説明会など、学生や求職者側に会社の雰囲気を知ってもらいにくいもの

どういった業務に影響を与えるか、全体的なインパクトを把握する必要があります。
またそれぞれの対策も事前に決めておくとテレワーク導入後も混乱なく進めることができます。

入退社手続きや印鑑証明の取得など、役所に行く必要のある業務も内容によっては
電子や郵送などで対応している場合があります。
この機会に調べておくとテレワークをしないにしても、効率化の役に立つと思います。

まずは業務の切り分けを行うことで、自社の業務のどの部分をテレワークに移行でき、
なにが移行できないか把握しましょう。
冷静に検討すると難しいと思っていても意外とテレワークに移行できるものです。
全社員が完全にテレワークに移行できないとしても、週〇回や○○部署などユニットを区切った
部分的な導入を行う柔軟さも求められます。

先入観を取り払って全業務を見直してみてはいかがでしょうか。

社員の作業環境確認とインフラ整備

テレワークに移行するときに重要なのは社員の自宅の環境です。
1日8時間、集中して仕事をできる環境にあるのか。
デスクや椅子は問題ないか、インターネット環境は整っているか、パソコン環境は問題ないか、などです。

一般のオフィスではデスクトップPCを使っているところも多く、テレワーク用にノートPCを購入・レンタルしたりする必要があります。またWiFi環境が整っていることも重要です。
Zoomやスカイプを利用したWeb会議が多くなることから、ヘッドセットやWebカメラなども必要になります。

また、テレワーク用のインフラも整える必要があります。
主にコミュニケーションツールや業務サービスです。
ChatWorkやSlackといったチャットツール、
ZoomやスカイプなどのWeb会議ツール、
勤怠管理や経費精算、給与計算、見積書・請求書発行、経理処理などの業務系Saasサービス、

普段の業務において口頭で済ませているコミュニケーションは多くあるし、
印刷や捺印の必要な業務も意外と多く存在します。
可能な限りWebで完結できるように準備しておくとよいでしょう。

会社で用意して貸与したり、あるいは手当を支給して社員に用意してもらったりと、
手法は自社にあったものを選んでください。
社員の自己負担にしてしまうと、意外と負担も重く不評を買うことになりかねません。

社員に対しての通知と働き方のレクチャー

次に社員に説明を行います。
テレワークと聞くと自宅で自由に仕事ができるし、バレないようにさぼれると思っていませんか。
あの人は何をしているのだろう、と心配になることもあると思います。
実際ゲームをしたり、居眠りをしている人もいるでしょう。
しかし細かいことに目くじらを立てているとテレワークはうまくいきません。

テレワークを成功させるためには、出社しているのとほぼ同じ状況を作り出すことです。
・勤務開始と終了時間は出社時と同じにする
・出社時に近い服装を着てもらって切り替えてもらう
・毎朝Web会議システムを使って朝礼を行う
・その日にやることを明確にする
・日報を書いて結果を共有する
・その他社内、部内、チーム内のミーティングなどは出社時と変わらぬ頻度で行う


・コミュニケーションロスをなくす動きを全社員が意識する
・テレワークの実施対象者と実施期間を明確にする

問題があればその管理表を作って見える化したり、解決に向けて進めていくとよいでしょう。
組織の成熟度合によりますが、大きな会社ほど業務が標準化できており管理しやすく、
小さな会社ほど属人化されているためテレワークで苦労すると思います。

この機会にビジネスモデルや組織の在り方を見直すよい切っ掛けになればいいですね。

またテレワークで禁止したほうがいいこととして、
・Open系のWiFi、喫茶店のWiFiからのアクセス
・漫画喫茶などのパソコンなどの利用

なども挙げられます。その他業界特有のルールなども明文化しておいたほうがいいです。

顧客や関係者へ理解を求める

次に顧客や関係者へテレワークの実施期間や、その間の業務の進め方を説明し理解を得ます。コロナなどの非常事態時は比較的理解してもらえますが、平常時は相手方の都合によっても捉え方は変わってくるかもしれません。理解を得るためには変わらぬ価値の提供を約束することです。

また業務によっては顧客のセキュリティ上の問題などで完全な自宅対応が難しい可能性もあります。顧客と話し合って最適な状態を目指しましょう。

成果確認とメンタルチェック

最後に重要なのが成果です。
テレワークを導入してから生産性が下がっては元も子もありません。
成果指標とプロセス管理を全社で共有し、オフィスにいるのと変わらない状態をキープしましょう。成果もあがらず、プロセスも共有されていなければ、自宅で寝ていたと思われても仕方ありませんね。そうならないように、成果と行動を見えるように社員も上司も努力することが必要です。

もう一つ重要なのは社員のメンタルケアです。
一人暮らしの社員は長く一人でいる可能性もあります、
新人社員は気軽に質問ができずに悩んでいるかもしれません、
デスクワークで体を動かさないため体調が優れないこともあります、
ストレス発散できずにふさぎ込んでいる人がいるかもしれません、

普段と違う働き方をすることによって、成果やメンタルに異変が生じる可能性があります。ここを把握して克服しないとテレワークは成功とはいえないでしょう。

上司や人事が定期的に面談する、
オンライン飲み会を開催する、
など、このあたりもオフィス勤務と変わらない対応があればよいですね。

いかがでしょうか。
テレワーク導入には事前の準備と社員の協力が不可欠なことが分かりますね。
これからテレワークを導入する方も、既に導入済でよりよくしていきたい方も
参考にしていただけると幸いです。

今後ますます一般化されることが予想されるテレワーク、
みんなでナレッジを蓄積して、よりよいものとしていきたいですよね。

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