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「テレワークで困ること」と「対策」とは?テレワーク経験者がご紹介!

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新型コロナウィルスの広がりを受けて、予防策として多くの企業でテレワークの導入が進んでいます。緊急事態宣言後、正社員のテレワーク実施率は全国平均で27.9%、テレワークを行っている人のうち、現在の会社で初めて実施した人は68.7%という調査結果が出ました。(パーソル総合研究所調べ)

■本記事では「テレワークで困ること」と「対策」をご紹介します!

今回の事態で初めてテレワークを実施する企業や、従業員の方も少なくありません。Teletoyo!を運営している(株)バイタリフィも初めてテレワークを実施しました。 そこでわかった「テレワークで困ること」と「対策」をご紹介します。

コミュニケーションがとりにくい

オフィスに出社して顔を合わせることがなくなるため、必然的にコミュニケーション量が減ります。「〇〇の件についてご相談なのですが~」など業務に関することはもちろんのこと、「今日は天気がいいですね~」などの雑談も。

そこで活躍するのがチャットツールやWeb会議システムです。Chatwork、Zoomなど無料で使用できるツールがあります。チャットはメールや電話と違って、即レスポンスを返したりグループでやり取りをすることができます。
(株)バイタリフィでは一体感を保つために雑談用のグループチャットを用意し、その日食べたものやオススメの音楽について会話をしています。

業務関することは顔を合わせながら口頭で話した方が伝わりやすいこともあります。チャットだと伝えたいことが伝わっていなかったなんてことも…。そんなトラブルを防ぐためにも、チャットで伝える際は、主語・目的・期日を明記することポイントです。また、お互いの認識に少しでも不安がある場合はWeb会議システムを積極的に使用することをオススメします。Web会議システムの中には画面共有の機能があったりします。

Web会議が聞こえにくい場面がある

テレワークの必須アイテムとも言えるWeb会議システムですが、自宅のネットワーク環境や使用しているWeb会議システムによっては、接続が不安定になり音声が聞き取りにくい、動作が重い場合があります。社内の人間同士の会議であれば、聞き返したりアクセスし直したり気軽にできますが、取引先とのWeb会議ではなかなか難しかったりします。

そんな時は、以下のことを試してみてください。

・不要なアプリを閉じる
 →最小限のアプリのみ立ち上げることでPCへの負荷を軽減することができます。 
・無線LANから有線LAN接続に切り替える
 →有線方式は無線方式に比べて通信速度が速く、安定しています それでも改善されない場合は、有料版に移行することもご検討ください。有料版は専用回線を介するため安定性が高いです。

仕事とプライベートの切り替えが難しい

働く多くの人には「仕事→オフィス」「プライベート→自宅」が習慣づいています。テレワークでは仕事もプライベートも自宅となるため、始業時にスイッチが入らない、終業しても退勤した感じが少ないなどが起こりえます。いつでも仕事ができる環境であるが故に、退勤後にチャットやメールが来て急ぎではないのについ対応してしまい、労働時間が長くなり仕事とプライベートの切り替えが難しくなります。

そんな時は、以下のことを試してみてください。

・始業前に部屋を換気し日光を浴びる
 →外の空気に触れ、日光に当たることで体を目覚めさせることができます。
・オフィスに出社する時と同じ服装に着替えて仕事をする
 →服装が自身に与える影響は意外にも大きく、着替えることで仕事モードになります。中にはスーツに着替える人までいます。
・デスクとイスを用意する
 →快適なワークスペースを用意することで、体に「デスクに着く=仕事」の習慣をつけることができます。床に座って仕事をすると姿勢が悪くなるだけでなく、集中力が低下します。 
・退勤の連絡をチャットで行う
 →退勤したことがメンバーにわかるようチャットやメールで連絡することで、周囲は退勤した人への連絡を配慮するようになります。退勤後にPCを開かなくて済むため残業時間の増加を防ぐことができます。

従業員の稼働状況・負荷状況を把握しにくい

オフィスに出社すれば働いている様子が見えるため「あの人は今、〇〇の作業をやっているんだな」「忙しそうだな…」など業務内容や負荷状況が把握しやすいですが、テレワークは従業員の様子が見えないため把握がしにくいです。そういった稼働状況が見えにくい状況では、ちゃんと業務を行えているのか、また業務負荷がかかりすぎていないか従業員の管理に影響が出ます。適切な業務振り分けができないなんてことも…。

そのような事態を防ぐためにも、以下のことを試してみてください。

・始業時に一人ひとりが本日のタスクと負荷状況を報告する
・終業時に日報を書き、本日やったことと翌日のタスクを報告する

上記のように”稼働状況と負荷状況の可視化”をすることで把握と管理がしやすくなります。

ハンコを押すために出社

ここに来て発生するのがハンコ問題です。日本のハンコ文化がテレワークの弊害となっています。勤怠届や稟議書など書面での申請を実施している企業が少なくありません。業務柄ハンコを押すことが多く、テレワークが導入されてもハンコを押すために出社しなければいけないなんてことも…。そのような場合は電子印を活用し、PDFファイルでの提出とすることでハンコを押すために出社することを防ぐことができます。また、テレワークを機に電子決裁システムの導入も検討してみてはいかがでしょうか。テレワーク支援の一環としてシヤチハタ株式会社は電子決済システムを無料開放しています。パソコン決裁Cloud/シヤチハタ(株)はこちら ※2020年6月30日まで

セキュリティ問題

会社貸与の機器(ノートPCやポケットWi-Fiなど)があればいいのですが、全員分用意するとなると費用と手間かかります。機器の用意が間に合わない場合は、私物のPCとWi-Fiを使用することになります。

そこでセキュリティ問題が発生するため以下のような対策が必要です。※あくまでも一例です

・PCにセキュリティ対策ソフトを入れ、OSやソフトのアップデートを行う
 →私物の端末にもセキュリティ対策ソフトを入れ常に最新の状態に保ちます。OSやソフトのアップデート内容には脆弱性対策が含まれていることがあります。
・公共無線LAN(Wi-Fi)を使用しない
 →中には暗号化されていないものもあり、無線通信の傍受がされてしまいます。通信情報から端末内の情報まで、様々な情報が第三者に漏れてしまうリスクがあります。
・公共の場でのPC操作を禁止する
 →第三者の覗き見による情報漏洩や端末の紛失を防ぐためです。

上記がセキュリティ対策のすべてではありませんがどれか一つクリアすればいいものでもありません。テレワークに関係なく、定期的なパスワードの変更からユーザーごとのアクセス権の制限まで、全体的に網羅する必要があります。また、テレワークの導入に伴う「セキュリティガイドライン」を設けて社内に共有することが大切です。

まとめ

ここまでいかがでしたか?「テレワークで困ること」と「対策」をお送りしましたが、テレワークはうまく運用し生産性を担保できれば、育児・介護をしながら働いている人や遠方から通勤している人にとって「働きやすい環境」というメリットがあります。

また、業種や職種によってはご紹介したこと以外にテレワークで困ることが発生する可能性もあります。出社する時と全く同じ環境を作り出すことは難しいですが、テレワーク向けのツールやサービスをうまく活用して対策することができます。

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